• Motel Agency

Arrangere et event? Her er 10 viktige punkter dere bør tenke på!

Planer om å arrangere sommerfest, kick-off eller julebord? Her gir vi dere ti grunnleggende ting å tenke på, når dere skal sette i gang planleggingen.



1. Formål

Hva er formålet med arrangementet? Det er viktig å gjøre seg noen tanker om hva bedriften ønsker å få ut av arrangementet og hva som er hensikten med det. Hva ønsker dere å formidle? Hva skal deltakerne sitte igjen med ved arrangementets slutt? Vurder gjerne å sette enkle, målbare parametere. En deltakerundersøkelse (questback) gir verdifull innsikt i etterkant om arrangementet var vellykket og traff på formålet.


2. Konsept/uttrykk

Et grafisk uttrykk, konsept eller tema bidrar til å heve helhetsinntrykket av arrangementet. Dette kan både være morsomme og lettbente konsepter, eller mer seriøse profiler som tydeliggjør budskapet dere ønsker å kommunisere til deltakerne. Uttrykket kan tas ut på større og mindre elementer, som f.eks. påmeldingsside, drikkebonger, menyer, barkart, presentasjonsmaler, beach-flagg, bannere m.m.


3. Budsjett

Vi får ofte spørsmålet: «Hva koster et event, sånn cirka?». Vår jobb er at du som kunde skal få mest mulig ut av budsjettrammen dere har. Derfor ønsker vi at dere gir oss en pekepinn om den økonomiske rammen, slik kan vi levere et forslag som treffer best mulig og gir maks ut av midlene.


4. Innhold

Hvilket innhold skal arrangementet ha? Her gjelder det å tenke både hvilke formål dere har, samt konsept/tema. Kan det være lurt å engasjere ekstern foredragsholder? Bør det være underholdning til middagen? Skal det deles ut utmerkelser? Bir det dans og mingling etter middagen? Mulighetene er mange, men det viktigste er at alt innhold bør bidra til å oppnå formålet med eventet.



5. Lokasjon og logistikk

Det finnes mange slags lokaler og det kan være vanskelig å finne frem til stedet som egner seg best til akkurat deres arrangement. Er det behov for overnatting tilknyttet lokalet eller i nærheten? Vårt mantra er å alltid skape god flyt. Med det mener vi blant annet å legge opp til korte forflytninger og unngå kø. For å skape WOW-opplevelser bør man også ha mot til å droppe det trauste konferansehotellet. Det finnes utrolig mange muligheter og det er kun fantasien og budsjettet som setter grenser. Sjekk for eksempel denne inspirasjonsartikkelen til noen flotte steder å legge mindre samlinger til i Norge.


6. Teknisk utstyr

Lokaler har varierende innhold av teknisk utstyr og det kan ofte være vanskelig å vite hva man trenger til et arrangement. Holder det med en enkel projektor og konferansehøyttalere? Bør det oppskaleres med fullt PA-anlegg, belysning og LED vegg? Mange tekniske leverandører er flinke til å selge, men ikke alltid like flinke til å møte kundens faktiske behov og budsjett. Vi har jobbet med de fleste tekniske leverandørene og vet hvem som egner seg til hvilke formål.


7. Kjøreplan

En god kjøreplan er nøkkelen til et vellykket arrangement, fra rigging til gjennomføring. Kjøreplanen sikrer god orden på alle detaljer ved arrangementet. I tillegg sørger den for at alle involverte kjenner og følger programmet, som teknisk crew, hovmester og serveringspersonell, foredragsholdere, artister m.fl. Ved større arrangementer legger vi gjerne to separate kjøreplaner: En overordnet plan for hele arrangementet, og en teknisk kjøreplan som viser hva som skjer i sal og på scene – sekund for sekund.



8. Mat og drikke

Ved større arrangementer kan det være fornuftig å prøvesmake meny og vinpakke. Et event kan være perfekt planlagt fra A til Å, men dersom det blir servert iskalde, grå biffer, blir det ikke glemt! Derfor gjelder det at kjøreplanen er godt gjennomarbeidet og at hovmester og kjøkken er godt briefet. Det er også svært viktig å følge nøye opp serveringen til gjester som på forhånd har meldt inn allergier.


9. Underholdning

Her finnes det mange muligheter! Skal underholdningen forsterke konseptet og/eller formålet? Eller skal den overraske eller speile gjestene? Vi har bred erfaring – og tilgang på – alt av artister og konferansierer i Norge. Utfordre oss gjerne ☺

10. Dokumentasjon

Dokumentasjon av events blir ofte glemt! Ikke undervurder effekten av gode bilder og filmklipp. Ikke bare bidrar disse til gode minner og historier, men de kan også være bidrag til god presentasjon av bedriften overfor potensielle nyansettelser.


Dette er ingen fullstendig liste over alt som må huskes på dersom man skal arrangere et event, men viktige punkter å ta med i en planlegging. Overveldende å skulle ta tak i alt dette selv? Overlat planleggingen til et erfarent eventbyrå! Ta gjerne kontakt med oss for en prat på andreas@motelagency.no, eller legg inn en forespørsel via www.motelagency.no.